Cuatro errores muy comunes al organizar horarios y cómo pueden evitarse

La programación de horarios para los empleados de tu empresa o negocio tiende a ser mucho más compleja de lo que parece. Desde la gestión de turnos y horas extras, pasando por el tiempo libre y la disponibilidad de los trabajadores,

hasta la toma de decisiones informadas sobre quién y cuándo, la organización de horarios requiere mucho tiempo y energía mental.

Con una tarea que implica tantos factores, es fácil que incluso los gerentes experimentados cometan errores, que pueden afectar considerablemente los resultados, aumentar los niveles de estrés y afectar el nivel de satisfacción de los empleados. Pero también se pueden evitar si se conocen los errores comunes al organizar horarios y se cuenta con las herramientas para convertirlos en algo poco común. Para pasos sobre cómo organizar horarios, lee pasos para organizar horarios.

1.- Seguir organizando manualmente los horarios de los empleados

Si aún usas papel y lápiz, hojas de cálculo o plantillas de Excel para organizar los horarios de los empleados de tu empresa, es hora de empezar a usar un software de programación de turnos. Es un pequeño cambio que va a generar resultados importantes, como ganar horas a la semana, reducir los costos laborales, aumentar la retención de clientes y tener un negocio más rentable.

Un software de programación de turnos facilita la creación y gestión de horarios del personal, así como la comunicación en tiempo real. Provee herramientas intuitivas y amigables, que permiten programar y organizar horarios de forma rápida y sencilla. Además, puedes enviar el horario a tus empleados, para que lo reciban en tiempo real en sus smartphones o tablets.

2.- No llevar un adecuado control de la disponibilidad y el tiempo libre de tus empleados

Controlar la disponibilidad y el tiempo libre de varios empleados, especialmente si se trabaja por turnos o por tiempo parcial suele ser complicado, especialmente si se lleva el registro en papel o en una hoja de cálculo, ya que se tiende a cometer errores y, si a ello le sumamos las solicitudes de tiempo libre, vacaciones, permisos y licencias médicas, llevar el control se hace muy complicado.

Elimina la posibilidad de olvidos u omisiones utilizando un software de gestión de turnos, que incluye herramientas para que tus empleados puedan enviar su disponibilidad horaria, solicitudes de tiempo libre, vacaciones y permisos, directamente desde su dispositivo móvil inteligente. De esta forma podrás gestionar de forma rápida y eficaz todas las solicitudes de tus empleados y enviarles la programación de manera automática.

3.- Programar y enviar el horario a última hora

Enviar el horario con suficiente antelación no solo es una buena práctica de programación para los empleados, sino que, en muchos lugares, las leyes laborales lo exigen. Organizar los horarios de forma anticipada tiene dos ventajas:

• Les darás a tus empleados tiempo suficiente para planificar sus vidas, lo que tiene un gran impacto en la moral del equipo. Les da la posibilidad de planificar días libres con su familia, amigos o incluso viajar. Además, las vacaciones son más beneficiosas cuando se planifican adecuadamente.
• Tendrás más tiempo para adaptarte y hacer cualquier cambio en el horario. Nadie quiere un cambio de turno de última hora. Al programar con antelación, reduces la probabilidad de tener que hacer cambios en el último momento.

Un software de programación de turnos es un pequeño cambio que va a generar resultados importantes, como ganar horas a la semana, reducir los costos laborales y tener un negocio más rentable.

El software de programación de turnos te permite programar los horarios con la antelación necesaria. Además, podrás tener información en tiempo real sobre el histórico de horarios y los cambios que se han presentado.

4.- Seguimiento manual de los cambios de turno

Hay que considerar que no existe un horario perfecto. Siempre hay casos en los que es necesario cubrir o intercambiar un turno. Esto es algo normal, porque los empleados tienen vidas y obligaciones más allá del trabajo. No obstante, estos cambios pueden afectar seriamente la programación si no se controlan y les hace un seguimiento adecuado.

Cuando se hace esta tarea de forma manual tiende a consumir mucho tiempo y esfuerzo. Además, es muy probable que se cometan errores. Por lo que lo más recomendable es contar con un software de gestión de turnos, que permite realizar un seguimiento automático de los **cambios de turnos**.